Návod na Microsoft Excel

Aplikace Excel je součástí sady základních produktů Microsoft Office a vedle Wordu patří k nejpoužívanějším programům. Usnadňuje totiž život, kdykoli potřebujeme pracovat s čísly a tabulkami. Ovšem spousta lidí je přesvědčena, že je Excel příliš složitý, a raději se mu vyhýbá. A to je škoda. Odhalte s námi základy Excelu, které zvládne opravdu každý!

Nemusíte být nutně účetní, obchodníci, matematici nebo třeba statistici, abyste Excel ocenili. Přehledná tabulka se může hodit každému – třeba když si chcete zapisovat příjmy a výdaje v rámci rodinného rozpočtu, když si zaznamenáváte své sportovní výkony nebo chcete mít přehled o denním vývoji teplot ve vašem městě během roku. Zkrátka a dobře – tento šikovný program se vám bude hodit víc, než byste si mysleli. Stačí jen odhalit, jak na Excel.

Ponechme stranou pokročilejší a složitější funkce, které využívají při své práci profesionálové jako již zmínění statistici apod. a na které existují specializované kurzy či návody. I základní funkce typu jak vytvořit tabulku v Excelu nebo jak vytvořit graf v Excelu vám výrazně usnadní život.

Nejen čísla

Jak se naučit Excel, pokud jste v něm úplným začátečníkem? V základním užívání se Excel podobá Wordu – stejně funguje otevírání, ukládání, tisk, export do .pdf, formátování textu atd. Jen namísto bílé stránky po otevření souboru uvidíte pod hlavním menu s panely nástrojů řádky označené čísly a sloupce označené písmeny, tedy jakousi kostru tabulky. V záhlaví pak přibyl také takzvaný řádek vzorců, který slouží nejen pro zadávání vzorců, ale také zobrazuje, co je v označené buňce zapsáno.

Také zápatí dokumentu (respektive tzv. stavový řádek) je podobné tomu wordovskému. Jediným rozdílem jsou listy sešitu, mezi kterými můžete přepínat. Pokud tedy potřebujete v rámci jednoho projektu vytvořit více tabulek, nemusíte zakládat neustále nové soubory, ale můžete tabulky vkládat do dalších a dalších listů.

Ačkoli je Excel především „přes čísla“, samozřejmě do něho můžete i psát. Pokud potřebujete vepsat delší slovní spojení či věty, nebojte se, že by se text do buňky nevešel. Ačkoli z něho nakonec uvidíte jen část (podle velikosti buňky, respektive šířky sloupce a výšky řádku, které lze jednoduše upravovat), text zůstává součástí buňky. Pokud potřebujete v rámci buňky ukončit řádek a začít nový odstavec, použijte zkratku Alt+Enter (samotný Enter znamená ukončení práce v buňce). Mimochodem, Excel nemusíte používat jen v případech, kdy potřebujete pracovat s čísly – velkým pomocníkem se může stát i pro přehledné „textové tabulky“ s nejrůznější seznamy. I to je tedy způsob, jak pracovat v Excelu.

Co se číslic týče, můžete Excelu svěřit jakékoli údaje – celá i desetinná čísla, data, čas, ceny… Excel dokáže automaticky rozpoznat, o jaký formát se jedná. Mimochodem, všimněte si, že text se v buňkách zarovnává automaticky vlevo, čísla pak vpravo. Pokud z nějakého důvodu potřebujete zapsat číslovku jako text (nebo naopak), můžete samozřejmě formát buňky změnit – kliknete pravým tlačítkem myši na danou buňku (sloupec, řádek), vyberete z nabídky možnost „Formát buněk“ a zvolíte, jak má Excel vámi zadané údaje zobrazovat a chápat.

Všemi základními funkcemi Excelu vás přehledně provede IT odborník Josef Cvrček ve svém online kurzu Excel 365 nejen pro začátečníky. Získáte díky němu všechny potřebné informace pro každodenní práci s Excelem – ať už v práci nebo doma.

Jak vytvořit tabulku v Excelu

Naprosté základy, jak pracovat s Excelem, tedy již máte. Díky nim bez problému vytvoříte například jednoduchou tabulku, do níž můžete vepisovat údaje, jak budete chtít. Ale co když prosté vepisování údajů nestačí a vy potřebujete, aby se například některé údaje sčítaly nebo se řadily podle abecedy? I to patří k poměrně snadným úkonům.

Jako příklad použijme tabulku pro přehled rodinných výdajů v jednotlivých měsících. Do 12 vodorovných buněk zapíšeme měsíce, pod sebe pak budeme řadit jednotlivé položky výdajů, jako je například nájem, zálohy, benzín, potraviny, oblečení, zábava… Poslední řádek bude vyhrazený položce „Celkem“, díky které budeme mít přehled o tom, kolik jsme utratili. Jak tuto částku spočítat, aniž bychom museli pro kalkulačku? Jednoduše označíte všechny buňky s dílčími částkami a v horním příkazovém řádku zvolíte příkaz „AutoSum“. Výsledek se okamžitě zobrazí.

Tabulku můžete v Excelu samozřejmě nejrůzněji formátovat – měnit typ písma, velikost, ale také barvy písma i samotných buněk. Celou tabulku můžete ohraničit linkami apod. Vše najdete v horním řádku příkazů (obdobně jako u Wordu). Zde také najdete možnost seřadit položky abecedně.

Potřebujete data ze své tabulky proměnit do přehledného grafu? Opět se nejedná o nic složitého! Jak vytvořit graf v Excelu? Nejprve vyberte a označte data, ze kterých má graf vycházet. Poté v horním menu na liště „Vložení“ zvolte možnost „Doporučené grafy“. Z nich si můžete vybírat, který typ se vám bude nejvíce líbit či hodit. Graf samozřejmě můžete dále upravovat – třeba přidat spojnici trendu, měnit barvy apod.

Jak počítat v Excelu

Výše zmíněné sčítání samozřejmě není jediným, co Excel umí. V podstatě kompletně nahradí kalkulačku. Jak tedy odčítat, dělit, případně jak násobit v Excelu nebo v něm počítat průměr?

K tomu vám pomohou takzvané vzorce, kterými Excelu řeknete, co má dělat. Ačkoli jsou právě vzorce důvodem, proč se řada lidí zdráhá tento program využívat, není třeba se jich obávat. Ty základní jsou opět velmi snadné a není problém si je zapamatovat. Budete-li potřebovat poradit, jak na Microsoft Excel, návodů a konkrétních tipů na jednoduché i pokročilejší vzorce najdete na internetu bezpočet.

Když budete potřebovat provést početní úkon, do buňky, v níž chcete, aby se jeho výsledek ukázal, zadejte následující vzorce (pro příklad budeme pracovat s tím, že dílčí údaje pro výpočet jsou v buňkách A1, A2 a A3) a stiskněte Enter. Pamatujte, že všechny vzorce musejí vždy začínat znaménkem =.

• Násobení

Pokud potřebujete vynásobit všechny tři údaje, vzorec má tvar =SOUČIN(A1:A3).
Násobíte-li jen vybrané dvě položky (např. A1 a A3), stačí jako vzorec použít =A1*A3.

• Dělení

Pokud dělíte jednu buňku druhou, platí jednoduchý vzorec =A1/A2.

• Odčítání

Potřebujete jeden údaj odečíst od druhého? Pak zadejte vzorec =A1-A3.
Pokud odčítáte více položek, vzorec jednoduše rozšiřte, např. =A1-A2-A3.

• Průměr

Potřebujete ze všech zadaných údajů zjistit průměr? Vzorec je =PRŮMĚR(A1:A3).

• Nejvyšší a nejnižší hodnota

Když potřebujete zjistit, který údaj je ze všech (či vybraných) nejvyšší, použijete v našem příkladu vzorec =MAX(A1:A3). V případě nejnižšího údaje pak vzorec =MIN(A1:A3).

Jak vytvořit kontingenční tabulku

Možná jste se už někdy (nejen v souvislosti s Excelem) setkali s pojmem kontingenční tabulka. O co se jedná? Kontingenční tabulka je speciální typ tabulky, jenž vám umožní analyzovat zadaná data, filtrovat je, třídit, zkrátka vám dovolí s nimi nadále pracovat a dívat se na ně tak, jak by vám klasická tabulka neumožnila. Nejčastěji se používá ve statistice a kromě profesionálů se s ní setkávají například i studenti, kteří pro své diplomové práce připravují výzkum.

A právě Excel je skvělý nástroj pro kontingenční tabulky. Návod na jejich vytvoření a používání (tedy ten podrobný) by nejspíš vydal na samostatný článek, nicméně podívejme se alespoň na základ. Tabulku, z níž chcete vytvořit kontingenční, označte a v horním menu na stránce vyberte „Vložení“. Poté klikněte na „Kontingenční tabulka“. Zobrazí se vám oblast, ze které se tabulka vytvoří, a také možnost vytvořit ji na buď novém, nebo již existujícím listu. Pamatujte, že původní neboli zdrojová tabulka by neměla obsahovat prázdné sloupce či řádky a sloupce by měly být pojmenované.

Excel tedy vaše data převedl do kontingenční tabulky. Vpravo se vám otevře „Pole kontingenční tabulky“, ve kterém si budete moci vybírat, jak tabulku upravovat, respektive na která data z ní se zaměřit a pracovat s nimi.

Názorně se o tom, jak pracovat s kontingenčními tabulkami, dozvíte v online kurzu Excel pro začátečníky, kterým vás opět provede IT expert Josef Cvrček. V kurzu se kromě toho naučíte i to, jak převádět tabulky do grafů nebo jak efektivně filtrovat a řadit záznamy.